14.08.2008 Haal meer rendement uit sollicitatieprocedures

Regels voor werven, selecteren en sollicitatieprocedures. Het zoeken naar een nieuwe medewerker kan een tijdrovende klus zijn. Soms wordt dit uitbesteed aan een ander bedrijf maar veel ondernemers doen dit liever zelf. Goede en gemotiveerde medewerkers zijn immers van groot belang voor het bedrijf.

Uitbesteden of zelf doen?
Uitbesteden lijkt soms een kostbare zaak. Zelf een werving- en selectieprocedure uitvoeren kost echter ook tijd, namelijk uw eigen tijd. Tijd die u wellicht aan andere zaken kunt besteden. Bedenk daarom vooraf hoeveel tijd u wilt besteden. U kunt er immers ook voor kiezen de werving en eerste selectie uit te besteden en in de laatste ronde de procedure over te nemen.

Dit scheelt veel tijd en kan de procedure ook versnellen. Als u besluit om de procedure uit te besteden, kiest u dan voor een bureau dat bij uw bedrijf past en uw bedrijf bijvoorkeur al kent. Dit maakt de samenwerking een stuk makkelijker. Let ook op of het bureau ervaring heeft met het zoeken naar het type medewerker dat u zoekt of de branche waarin uw bedrijf actief is.

1)    Stel een duidelijk functieprofiel op. Controleer bijvoorbeeld of het functieprofiel nog wel actueel is. Voorkom dat u een schaap met vijf poten zoekt. Te veel functie-eisen schrikt kandidaten eerder af en verkleind de kans dat goede kandidaten reageren. Beperkt u zich dus tot de belangrijkste. Houdt hierbij ook rekening met de toekomstige ontwikkelingen.

2)    Welke competenties zijn er nodig? Met competenties wordt bedoeld de persoonlijkheidskenmerken waar over iemand dient te beschikken. Kijk hierbij niet alleen naar de functie zelf maar ook naar de collega's. Een nieuwe medewerker moet immers ook binnen het team passen.

3)    Welke ervaring en opleiding heeft iemand nodig. Probeer hierbij een goede balans te vinden tussen de gewenste eisen en de noodzakelijke eisen. Vraag uzelf af of u een nieuwe medewerker zoekt die alles al weet en kent of dat iemand zich in de functie verder mag ontwikkelen. Misschien heeft u juist wel meer behoefte aan iemand die kan doorgroeien in het bedrijf of juist iemand die langere tijd op dezelfde functie blijft zitten. 

Het wervingsprofiel
Als u een duidelijk beeld heeft over de functie en de daarbij behorende eisen kunt u een wervingsprofiel opstellen. Dit is in veel gevallen de basis van de personeelsadvertentie. Als u de werving uitbesteed is dit de informatie die nodig is om uw wervingsbureau te informeren. Een goed wervingsprofiel bestaat uit:

1)    De functie-eisen zoals u deze heeft vastgesteld. Dit is de kern van de advertentie. U wilt immers in contact komen met kandidaten die aan het profiel voldoen.

2)    De tekst wordt aangevuld met informatie over de manier waarop gewerkt wordt, bijvoorbeeld in teamverband, ploegendienst of dat veel zelfstandigheid vereist is. Ook het beschrijven van de cultuur van het bedrijf en de belangrijkste activiteiten en doelstellingen zijn een goede aanvulling op de tekst.

3)    Bekijk de advertentie ook vanuit een marketing-oogpunt. Uiteraard moet de tekst potentiële medewerkers aantrekken en dus uitnodigend zijn en positief overkomen. Maar vraagt u zich ook af waarom een medewerker bij uw bedrijf zou willen komen werken. Ook kunnen eventuele (toekomstige) relaties of klanten uw personeelsadvertentie zien en op die manier een (positieve) indruk krijgen van uw bedrijf.

4)    Ten slotte vermeldt u in de advertentie waar aanvullende informatie gevraagd kan worden en vergeet niet een termijn te vermelden waarbinnen gereageerd kan worden. Om het uzelf makkelijk te maken kunt de sollicitatiegesprekken al vooraf plannen en deze data in de advertentie vermelden. Dit versnelt de sollicitatieprocedure aanzienlijk.  Het maken van een advertentie is de eerste stap om in contact te komen met kandidaten. Het plaatsen van een advertentie is de tweede, minstens zo belangrijke, stap.

Voordat u een advertentie plaatst moet u zich het volgende afvragen:

1)    Waar bevindt de doelgroep zich. Welke bladen leest hij of zij en is een advertentie in bladen of kranten wel de meest effectieve manier.

2)    Welke alternatieven zijn er om de advertentie te verspreiden. Steeds meer (lokale) websites bieden mogelijkheden om uw advertentie op te plaatsen, vaak tegen relatief lage kosten. Een vacaturebank is uiteraard ook een optie.

3)    Kan het CWI een rol spelen bij het vervullen van uw vacature of is er een Poortwachtercentra in uw omgeving die voor u van dienst kan zijn?

4)    Steeds vaker worden nieuwe medewerkers geworven via netwerken. Dit kan zelfs het netwerk zijn van de vertrekkende medewerker maar uiteraard ook uw eigen netwerk. Het verspreiden van uw advertentie via netwerken is veelal gratis en levert gerichte reacties op. Dit geldt ook als u uw medewerkers stimuleert de vacature in hun netwerk te promoten.  

De selectie
Uiteindelijk krijgt u reacties op uw advertentie. Het verwerken van de reacties kan soms een chaotisch proces zijn. Dit is eenvoudig te structureren door het hanteren van een checklist. Op deze lijst vermeldt u de basiseisen. Kandidaten die niet aan deze eisen voldoen kunt u al direct afwijzen.

Uit de resterende groep kiest u een beperkt aantal kandidaten (5 à 6) die op grond van de criteria het beste aansluiten. Deze kandidaten nodigt u uit. Een goede voorbereiding is van groot belang.

Voorkom in ieder geval dat u het CV van de kandidaat tijdens het sollicitatiegesprek of net er voor nog moet bestuderen. Bepaal vooraf wat u wilt vertellen over uw bedrijf en de functie, maar vooral wat u wilt weten van de kandidaten. Gebruik hierbij het functieprofiel als uitgangspunt en stel aan de hand hiervan een aantal vragen op.

Dit voorkomt dat u achteraf informatie mist of onderwerpen over het hoofd ziet. Vaak wordt gekozen voor een tweetal selectierondes. De eerste ronde bestaat uit een kennismaking en een eerste oriëntatie. Algemene onderwerpen komen hierbij aan de orde zoals algemene achtergrond en werkervaring. Uit de groep van de eerste ronde kiest u 2 à 3 kandidaten voor de 2e ronde. In deze ronde komen meer inhoudelijke onderwerpen aan de orde. U probeert te achterhalen welke specifieke ervaring de kandidaten hebben, wat hun motivatie is en hun ambities. Een bekende interviewtechniek voor sollicitatiegesprekken is de STAR-methodiek.

Deze stelt u in staat gericht vragen te stellen en door te vragen zodat u de informatie krijgt waar u naar op zoek bent. Betrek bij de gesprekken ook andere leidinggevenden of medewerkers. De verschillende meningen zullen de selectie ten goede komen.

Het aanbod/de aanstelling
Uiteindelijk blijft er één kandidaat over. Met deze kandidaat voert u het eindgesprek. Veelal wordt dit gesprek overgeslagen en wordt de kandidaat direct een aanbod gedaan. Beter is om dit aanbod tijdens een gesprek te doen. U bent dan in staat uw aanbod toe te lichten en uit te leggen. De kandidaat kan dan al direct een aantal vragen stellen.

Ook kunt u al stilstaan bij het inwerkprogramma en dit op de wensen van de kandidaat afstemmen. Geef de kandidaat daarna een aantal dagen de tijd uw voorstel te lezen en eventuele aanvullende vragen te stellen. Doe uw aanbod in ieder geval schriftelijk. Dit voorkomt misverstanden bij de indiensttreding. Een succesvolle indiensttreding begint eigenlijk al bij het aanstellingsgesprek. 

Het afwijzen
Een belangrijk, maar vaak vergeten, onderdeel in sollicitatieprocedures is het afwijzen van kandidaten. Een onzorgvuldige afhandeling komt de naam van uw bedrijf niet ten goede. Onder de afgewezen kandidaten kunnen immers potentiële klanten zitten of ze hebben indirecte relaties met uw netwerk. Daarnaast hebben zij tijd en interesse getoond in uw organisatie en dat verdient op zich al een goede afhandeling.

Informeer kandidaten zo snel mogelijk als bekend is dat zij afgevallen zijn in de procedure. Licht uw besluit toe, maar beperk u tot de hoofdlijnen. Vermeld waar de kandidaat eventuele aanvullende vragen kan stellen over zijn afwijzing. Vernietig de gegeven van afgewezen kandidaten. 

Verplichtingen en wettelijke eisen
Een medewerker is vrij om te kiezen bij welk bedrijf hij of zij gaat werken en een bedrijf mag zelf bepalen wie geschikt of ongeschikt is in een sollicitatieprocedure. Toch zijn er een aantal verplichtingen en beperkingen. In Nederland bestaat de NVP Sollicitatiecode. Deze code is opgesteld door de Nederlandse Vereniging voor Personeelsmanagement & Organisatieontwikkeling (NVP) in overleg met de Stichting van de Arbeid.

Het volgen van deze code is, op de wettelijke onderdelen na, niet verplicht. Bedrijven mogen deze code volgen of naar eigen inzicht aanpassen, zolang het wettelijk kader maar gevolgd wordt en de sollicitatieprocedure zorgvuldig uitgevoerd wordt. In deze alinea wordt stilgestaan bij de wettelijke eisen en eisen van zorgvuldigheid. 

Kern van het sollicitatiegesprek is het stellen van vragen die relevant zijn voor de functie. Bij het stellen van vragen over privézaken is voorzichtigheid geboden. Uiteraard wilt u de kandidaat ook als persoon beter leren kennen, maar vragen over kinderwens, gezinsomstandigheden of andere persoonlijke onderwerpen dienen beperkt te worden.

Medische vragen of vragen over verzuim zijn niet toegestaan. Als er medische eisen gesteld worden aan een functie, moeten deze door een Arbodeskundige benoemd zijn en dient u deze bij aanvang van de procedure al kenbaar maken. U bent overigens verplicht om relevante informatie over de vacature te melden aan een sollicitant.

Aan de andere kant mag van een kandidaat verwacht worden dat hij of zij zijn eventuele toekomstige werkgever informeert over zaken die van belang zijn voor de functie.  Bij een sollicitatieprocedure moet u kandidaten gelijk behandelen. Dit betekent dat u geen onderscheid mag maken op grond van geslacht, ras, leeftijd, nationaliteit, godsdienst, levensovertuiging, politieke overtuiging, seksuele geaardheid of burgerlijke staat.

Dit betekent ook dat u bij het opstellen van een personeelsadvertentie moet voorkomen dat bepaalde groepen zich ontmoedigd voelen te reageren. Ook uitzendbureaus, werving & selectiebureaus en andere bemiddelingsbureaus moeten zich aan de Wet Gelijke Behandeling houden. In sommige gevallen is het maken van een onderscheid wel toegestaan.

Dit mag alleen als een er objectieve reden voor bestaat. Die reden moet duidelijk in de advertentie vermeld staan. U dient zorgvuldig om te gaan met de gegevens van de kandidaten. Vernietig ze bij voorkeur als kandidaten afgewezen zijn of een aantal maanden nadat de procedure is afgerond.

Referenties mogen pas nagetrokken worden indien de kandidaat hiervoor vooraf toestemming heeft gegeven. Bij het navragen van referenties mag u zich uitsluitend beperken tot die gegevens die relevant zijn voor uw vacature.

Werkgevers kunnen ook om een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) vragen. Dit is een bewijs voor goed gedrag in de afgelopen vier jaar. Bij onderwijzers is dit papier bijvoorbeeld verplicht. Wederom moet het gedrag en deze verklaring in verband staan met de functie.

Klacht ongelijke behandeling
Een kandidaat die zich ongelijk of onjuist behandeld voelt kan bij een aantal organisaties zijn klacht kenbaar maken. De belangrijkste is de Commissie Gelijke Behandeling. Ook kan een kandidaat via de rechter zijn gelijk proberen aan te tonen.

Dit soort klachten zijn lastige procedures. Uiteindelijk kan niemand u verplichten de kandidaat toch in dienst te nemen, maar op slechte publiciteit of zelfs een veroordeling door een rechter zit geen enkel bedrijf te wachten.

Als de kandidaat zich in eerste instantie tot uw bedrijf richt met de klacht dan kunt u deze het beste inhoudelijk weerleggen op grond van het functieprofiel. Als blijkt dat u daadwerkelijk een fout heeft gemaakt is het in veel gevallen beter deze toe te geven en de kandidaat toe te zeggen hem of haar bij een volgende procedure wederom bij de sollicitatie te betrekken.

Wees echter terughoudend op dit punt en voorkom dat u toezeggingen doet over een dienstverband. Indien u via de Commissie Gelijke Behandeling of de Rechter de klacht ontvangt kunt u het beste met uw juridisch adviseur contact opnemen.  

Bron: deondernemer.nl 

Meer nieuws

Oudere artikelen...